Lean Office y el porque las empresas también apuestan por alcanzar la excelencia operacional en sus procesos administrativos

Origen de la metodología Lean

Se considera que actualmente en nuestras empresas casi el 80% de los procedimientos administrativos son “muda”. En el mundo Lean, “muda” significa desperdicio, toda aquella tarea que consume recursos (tiempo, dinero,…) y que verdaderamente no aporta ningún valor a nuestros clientes.

A pesar de que la filosofía o metodología Lean tuviera su origen en Japón de la mano del sector del automóvil, y posterior desarrollo en los EUA (especialmente con Toyota), sus principios se están replicando e implantando a gran velocidad en otras industrias y en todas las áreas o departamentos de las empresas. Muchas compañías que ya han empezado a aplicar Lean con éxito en sus procesos Industriales se están dando cuenta que, para llegar a una excelencia operacional del Servicio, de cara al cliente, es necesario aplicar Lean no solo en el área de producción, sino también en todos los procesos.


¿Cuáles son los principios del Lean office?

Lean es la metodología que, aplicando la mejora continua, identifica y elimina las “mudas” de nuestros procesos para llegar a conseguir la máxima satisfacción de los clientes con costes mínimos y reduciendo al máximo los tiempos de entrega.

Las empresas que han desarrollado una cultura Lean se identifican por tener en común unos mismos principios básicos. Fundamentalmente, estas empresas han desarrollado un firme compromiso de la dirección en búsqueda de la mejora continua, una forma de trabajar por procesos totalmente estandarizados y enfocados a objetivos, y una toma de decisiones basada en el análisis de los datos y el uso de las herramientas adecuadas, entre otras.

¿Cómo ayudará la filosofía Lean en nuestros procedimientos administrativos?

El primero de ellos es la mejora de resultados, y no solo a corto plazo, sino también a medio y largo plazo.
Otro de los puntos básicos es que nos ayudará en la eliminación de ”mudas”, es decir, estas tareas o procedimientos que no aporten valor. En el mundo Lean identificamos ocho tipos de “mudas” que debemos atacar. Si hablamos de entornos administrativos o de Lean office, podemos detectar “mudas” como: los interminables emails enviados en copia a múltiples personas, el desorden de material, tareas en espera de resolución, reuniones improductivas, ineficiente gestión documental, llamadas inoportunas, trabajos duplicados o repetidos, falta de control de las consultas o reclamaciones, trabajos defectuosos o mal realizados que se deben volver a repetir,…

La estandarización, otro de los puntos fundamentales que persigue la filosofía Lean, nos va a ayudar también a eliminar estas “mudas”. Resulta sorprendente ver como en muchas empresas, aún hoy en día, un mismo Trabajo o tarea puede ser realizado de forma distinta por cada una de las personas que participan en ella.
Una vez ya empezamos a trabajar según un enfoque Lean, tendremos a nuestro alcance múltiples herramientas. En función del problema que hayamos detectado o del procedimiento de mejora que queramos implantar, utilizaremos la más adecuada.

Seguramente la primera y más recurrente en entornos administrativos es la aplicación de las 5S.Una oficina desorganizada es una oficina ineficiente. Las 5S es la herramienta que permite organizar y fijar los estándares de Trabajo en la oficina. Pero hay otras que nos van a permitir mejorar el flujo (de una consulta, de un proyecto, de un proceso de facturación o reclamación,…)como el Kanban, u otras que nos ayudaran en la resolución de problemas, como el A3; o sobre como estandarizar y detectar “mudas” o aspectos de mejora, como el VSM,etc…


Efectividad empresarial

El camino a la excelencia operacional en nuestras empresas

Nuestro consejo es que las empresas que realmente quieran emprender este camino hagan primero u buen diagnóstico inicial, lo que les llevará a definir un buen plan de Trabajo o desarrollo gracias al cual, a través de pequeñas metas, irán logrando los resultados que les confirmaran que están en el camino correcto hacia la excelencia operacional.

Cuando hayamos empezado nuestro camino, observaremos no solo una reducción de gestos, sino que en este camino hacia la excelencia operacional estaremos forjando los fundamentos a medio y largo plazo de nuestra organización. Nuestros trabajadores están comprometidos en que la mejora es infinita (si no detectamos “mudas” es que algún aspecto está fallando en el sistema), nos esforzamos en encontrar la verdadera causa para proponer la solución correcta, todo el mundo trabaja de la misma forma y las propuestas de mejora y los indicadores nos dan la información necesaria en el momento preciso (la cual cosa nos permitirá ser más ágiles y adaptarnos mejor a las necesidades del mercado).

Si está interesado en mejorar los procedimientos administrativos en su empresa solicite más información sobre nuestros cursos “Lean Office”.

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